R9 Szoftverhasználat

Tudatos, egymásra épülő, rendszer építési lépcsőfokok

Rendszer építési támogatás

  • információk, tudnivalók, törvényszerűségek, szabályok
  • listák – fejlesztési, összefoglaló, ellenőrzési
  • sablonok, táblázatok, azonnal használható
  • oktatóanyagok, gyakorlatban eredményesen használt fejlesztési megoldások
  • bevezetési és működtetési javaslatok

A rendszer építése során, ügyelni kell a fejlesztési lépcsőfokok sorrendjének betartására.

Az egyes lépcsőfokok fejlesztése során, érdemes alkalmazni a fokozatosság elvét.
1.0, 2.0, 3.0 fokozat – a minimálistól a magasabb kidolgozottsági szintekig.

Információ a szoftverek kiválasztásával kapcsolatban


Az eddigi tapasztalatok alapján, aki bármilyen szoftvert vásárol, anélkül, hogy először precízen összeírná a szükséges funkciókat és a pontos elvárásokat, annak legfeljebb szerencséje lehet a választás után

Vannak akik 5-10 Mft-ot elköltenek és azért nem használják a megvásárolt szoftvert, mert menet közben derül ki számukra, hogy az nem támogatja a folyamatokat, nehézkes a kezelése, nem kellően ergonómikus a felülete.
Ismerek olyan céget, ahol több rendszert is kipróbáltak, vagyis szórták ki a pénzt az ablakon.
Szintén rengeteg kár keletkezik az idő és energiaveszteségből mind a vezető, mind a dolgozók részéről.
Minden egyes rossz döntés, csökkenti a változtatási kedvet, a dolgozók vezetőbe vetett hitét és a hozzá való lojalitást.

 

Ha valaki a funkcionalitás megfogalmazásával akar foglalkozni, akkor annak, a működési folyamatok rögzítésével, rendbetételével érdemes kezdenie.

Ebből szinte mindig az derül ki, hogy a pillanatnyi folyamatok nem jók úgy ahogy vannak, ezért módosítani kell rajtuk.

Képzeljük el, mi történik, ha a mostani, várhatóan hiányos, nem optimálisan működő folyamatokhoz, felszínes ismeretek mellett választ valaki szoftvert.
Elkezdi beletenni a folyamatokat.
Ekkor már részletesen dolgozni kell a valós működés és a szoftver összekapcsolásán.
Kiderül, hogy módosítani kell a folyamatokon, ki kell egészíteni őket.
A szoftver pedig vagy alkalmas rá, vagy nem.
Jönnek a kompromisszumok, látszik, hogy nem lesz olyan ami megéri az energiát, ezért már be sem vezetik.
Pénz, idő, energia, remények szállnak el.

 

Az eddigi gyakorlatban bevált módszer 10 fő lépése

1. lépés -értékteremtő, működést kiegészítő folyamatok feltérképezése, tervezése, rögzítése írásban,
2. lépés – folyamatok lépéseinek kellő részletességű kibontása, rögzítse írásban, legalább annyira amennyire a szoftver választás szempontjai igénylik,
3. lépés – funkciók meghatározása, rögzítése írásban,
4. lépés – a használathoz kapcsolódó egyéb elvárások megfogalmazása, rögzítse írásban.
5. lépés – kiküldeni az igényeket azoknak a szoftver forgalmazóknak, bérbeadóknak akik szóba jöhetnek, nyilatkozzanak arról, hogy a funkciókat tudja-e a szoftver, és hogyan teljesíti
6. lépés – a forgalmazóktól beérkezett válaszokat beletenni egy értékelő táblázatba (akár eltérő súlyozás is használható, amelyben bizonyos szempontok fontosabbak lehetnek, így más pontértéket kapnak)
7. lépés – megvizsgálni, hogy melyik választási szempontnak, melyik szoftver, milyen mértékben felel meg
8. lépés – kizárni azokat a szoftvereket amelyek nem, vagy vállalhatatlan kompromisszumok mellet képesek a funkciókat ellátni és a használatot támogatni
9. lépés – a szóba jöhető szoftvereket a döntési szempontok értékelésével sorba rendezni, melyik a legjobb, második …
10. lépés – személyes tárgyalás az első három legjobbal, ha egyáltalán marad annyi

 

A tervezés időigénye megtérül

  • könnyebb lesz a szoftver paraméterezése, tartalommal való feltöltése, az egész bevezetés
  • kiderül, hogy milyen folyamatokon kell változtatni, mit érdemes fejleszteni, még mielőtt egy jóval nagyobb munkát igénylő szoftverbevezetésbe kezdenek
  • kisebb lesz a bevezetési ellenállás a dolgozók körében, hiszen a folyamatok feltérképezésébe, módosításában valamilyen módon részt kell venniük, ami sokkal kisebb lépés, könnyebben teljesíthető
  • tudatos döntésre fog sor kerülni a szoftver kiválasztása során, ezért kevesebb meglepetés fog menet közben kiderülni, előre láthatóak lesznek a szükséges kompromisszumok
  • egyszer kell nekifutni ennek a folyamatnak és rendesen végigcsinálva elérik az elérhető eredményt, jóval kisebb lesz a bevezetés félbehagyása, kevesebb hezitálás fogja hátráltatni és ezzel elnyújtani a kiválasztási és használatba vételi folyamatot

Az ajánlás nem helyettesíti a szakszerű kiválasztás lépéseit

Megvásárolt, fejlesztésben elkészült szoftver bevezetése

A szoftverválasztást kezelje projektként


A sikeres szoftverválasztás és fejlesztés egyik feltétele az, hogy kellően átgondoltan kezelik.

Vásárlás vagy fejlesztés?

A szoftverek kiválasztása, kifejlesztése, nem csak pénzügyi vonatkozású áldozattal járhat.
A jól kivitelezett fejlesztési folyamat, jelentős időt igények a használóktól és döntéshozóktól.

A rosszul megválasztott szoftver, rendkívüli módon megterheli a céget a bevezetés és a napi működés során is.
Sok menet közben felmerülő problémát okozhat, miközben jelentős kompromisszumokkal is együtt járhat.

Mivel minden szempontból nagy hatása lesz a cég életére, ezért érdemes körültekintően eljárni.

Fontos szem előtt tartani, hogy nem rövid távú felhasználásról lesz szó, ezért időben jóval előrébb célszerű gondolkodni.
Nem a holnap működésének támogatására kell koncentrálni, hanem érdemes évekre előre gondolkodni.

A szoftver kiválasztására, kifejlesztésére mindenképpen összetett tevékenységként érdemes gondolni.
Sok embert, folyamatot érinthet.
Ha jól történik ez a fejlesztési lépés, akkor a kezdeti költségek gyorsan megtérülnek, segítik a dolgozók életét, jobb lesz a termelékenység, hatékonyság, kevesebb lesz a hiba.

Ha rosszul végzik ezt a fejlesztési lépést, akkor sok pénzért vesznek maguknak újabb problémákat.

A Projekttervezés a gyakorlatban című oktatóanyag segít ebben.

A működési folyamat, az alap


A szoftver funkcióinak megfogalmazásához szükséges a folyamatok tökéletes megértése.


Ebben segít a Működési folyamatok szabályozása című oktatócsomag