A cégvezetők azt szeretnék, ha a cég dolgozói, tudnák és tennék a dolgukat.
Ez fokozottan igaz ott, ahol egy-egy munkakörben, csak egy ember dolgozik.
Ha a különböző részlegek jól elkülönülnek és ezeket középvezetők felügyelik, akkor ezek a vezetők jelentősen befolyásolják a részlegnek, ezen keresztül a cégnek a működését és eredményeit.
A cégvezető és a különböző területeket irányító operatív vezetők problémáinak egyik fő oka, a dolgozók munkavégzéséhez kapcsolódik.
A részlegeket irányító középvezetők és a végrehajtást végző beosztottaik is, jelentősen elmaradnak a felelősségvállalásában az elvártaktól.
Emiatt jellemzően
- alacsony a munkaidő kihasználtság
- kicsi az egyéni teljesítmény
- késve és pontatlanul végeznek el feladatokat
- az együttműködés sok helyen sérül
- konfliktusok alakulnak ki
Ennek két súlyos következménye lehet
- hatékonyságromlás
- ügyfél kiszolgálási hiányosság miatti következmények
A vállalkozás növekedése lassul, megreked, sőt akár vissza is eshet a cég.
Akár egyéni, akár valamelyik csoport teljesítményében alakul ki szűk keresztmetszet, az a hatékonyság romlásához vezet.
Ha növekedésben lévő cégekhez úgy kerülnek be emberek, hogy nem kellően alkalmasak a munkakör betöltésére, a betanításuk hiányos, akkor ők kevesebbet adnak a termeléshez, mint a korábbi átlag. Ez romláshoz vezet. Így hígul fel, a személyi állomány.
Ha nincs megfelelő kontroll és pénzügy, akkor ez a romlás nem derül ki egyből. Hónapok telnek el, mire észreveszik, hogy valami baj van, de azt még nem biztos, hogy meg tudják fogalmazni, mi az.
Van amikor érzékelik egyes részlegek, munkakörök, dolgozók hiányosságait, de nem fogják fel mekkora károk keletkeznek a háttérben.
A költség – kár – elveszített lehetőség – eredmény, arányok felbillennek.
A munkaköri leírás hiánya, sokat hozzátesz ehhez a romlási folyamathoz.
Sok cégvezető gondolja azt, hogy a munkaköri leírásnak nincs sok értelme.
A kkv-k túlnyomó többségében, nincsenek értelmezhető munkaköri leírások.
Elintézik egy hevenyészett munkaszerződéssel, vagy az internetről letöltött munkaköri leírás sablont próbálják kipofozni.
Ezek kényszeres, jórészt felesleges erőfeszítések. Kár az időt és energiát erre használni, hiszen nem lesznek jók.
Így valóban nem lesz értelme a munkaköri leírásoknak.
A munkaköri leírás, önmagában valóban nem elég ahhoz, hogy a munkakörbe egy új dolgozó be tudjon tanulni.
Arra sem, hogy támogassa a mindennapos munkavégzését.
Ezeket más módon kell megoldani.
Mi a célja, a munkaköri leírásnak?
A munkaköri leírás céljai, a következők:
- készül a munkakörhöz, egy erős “tartalomjegyzék”
- megmutatja, hogy milyen feladatokat csoportosítanak egy munkakörbe,
- ez iránymutatás ad arra, hogy mennyire könnyen, vagy nehezen betölthető a munkakör
- milyen mennyiségű feladat elvégzését várják el – ez teljesíthető-e
- mennyiféle feladat kerül be – ez mennyiszer, milyen mértékű váltást igényel a dolgozótól
- nagyon eltérő munkavégzési körülményeket igénylő feladatok – az egyik csendet, a másik együttműködést igényel, a
- feladatok elvégzésében, mekkora az ütközés valószínűsége – időbeli egyidejűség, nagyon eltérő helyszínek, stb.
- milyen dolgozói képesség, készség, jártasság, személyiség, kombinációját igényli a munkakör betöltése – pl. pénzügyi feladatok elvégzésére alkalmas precízitás és telefonos ügyfélszolgálatra alkalmas jól kommunikáció, ritkán van meg egy emberben + ezek még eltérő munkakörülményeket is igényelnek
- keretekbe foglalja, információt ad a vezető számára arra vonatkozóan, hogy mit várhat a munkakört betöltő dolgozótól
- a munkavállaló számára ad egy áttekintést arról, hogy mi tartozik a munkakörhöz – felelősségi körök, feladatok, munkavégzéshez szükséges dolgok, a munkakör betöltéséhez nélkülözhetetlen kiegészítő információk formájában
- a vezető, az ebben foglaltak alapján tudja jól összekapcsolni, a munkafolyamatokat
- a vezető, ennek alapján tud gyors és pontos átszervezést végezni
A munkaköri leírás hiánya miatt, kódolva van kockázat.
Milyen lehet, a munkakör betölthetősége?
Mennyire várható a stabil, kiszámítható munkavégzés?
Mennyire támogatja, a megfelelő szintű egyéni teljesítményt?
Mennyire támogatja az új dolgozók kiválasztását, betanítását, mielőbbi önállóvá válását?
Mennyire sérül a munkaszervezés, összehangolás pontossága?
A munkaköri leírás, nem a kiindulópont és nem is a végeredmény.
A munkaköri leírás nem készíthető el csak úgy, hogy egyből elkezdjük csinálni.
A munkakörök nincsenek megfelelő módon körülhatárolva.
A feladatok nem fixek.
A sablonok hiányosak, elavultak.
Többféle hibát követnek el, az elkészítése során
- a munkakörhöz tartozó feladatok megfogalmazása pontatlan, általános, hiányos
- a munkakör betöltéséhez szükséges körülményekkel és feltételekkel nem foglalkoznak, pontatlanok, nincsenek biztosítva
- a munkakör kontrollálásához szükséges pontok, nincsenek meghatározva
A normál működés eléréséhez, a növekedésre alkalmas állapot biztosításához, a növekedés és változások biztonságos kezeléséhez, kellenek a jól elkészített munkaköri leírások.
A munkaköri leírásokon múlik, hogy melyik cég jut versenyelőnyhöz, sőt sok esetben a túlélés alapvető feltételei közé is sorolhatjuk.
Versenyelőnyök
- jó működés
- gördülékeny folyamatok
- nagyobb hatékonyság
- jobb ügyfélkiszolgálás
- nagyobb sebesség, több munka elvégzése
- a jó munkaerő, jól szervezett cégnél akar dolgozni
Túlélési esélyt csökkentő tényezők
- a marketing funkció, marketing munkakörök, bennük dolgozók hiányosságai miatt, az érdeklődő szerzés eredményei alacsonyak, mert a területen dolgozók nem alkalmasak arra, hogy eredményjavító lépéseket találjanak
- értékesítői munkakörbe olyan emberek dolgoznak, akik nem tudják elérni a munkakörben megfogalmazható elvárásokat, sőt a rosszul megfogalmazott személyi elvárások miatt olyanokat vettek fel, akik alkalmatlanok arra, hogy legalább középszerű eredményeket érjenek el
- nem megfelelő pénzügyi munkatárs, vagy nem megfelelő munkaköri elvárások és felkészítés miatt, a pénzügyi felelős nem tudja biztosítani a cégvezetőnek, a pénzügyi adatokat és döntésekhez szükséges pénzügyi mutatókat
- a HR képtelen olyan új dolgozókat biztosítani a cég számára, akik megállják a helyüket, egyáltalán a cégbe, részlegekbe, munkakörökbe valók, ez miatt állandó a munkaerő hiány és a munkaerő vándorlás
Amelyik cég nem képes a versenyelőnyökkel élni és a túlélést kockáztató tényezőket csökkenteni, az folyamatosan önmagával küzd, ami tartós megrekedéshez vezet.
Amennyiben szeretnél többet tudni arról, hogyan érdemes kialakítani a munkaköröket és hogyan lehet eljutni a hasznos munkaköri leírás elkészítéséhez, akkor nézd meg a Cégvezetői rendszertár, munkakörökkel foglalkozó leckéit!
