A működési és munkatársi problémák felismerésével és megfelelő kezelésével megvalósul a vállalati hatékonyság növelése.

Leszámolás a működési problémákkal – a hatékonyság növelése 8 lépésben

Minden vállalat életében adódhatnak olyan időszakok, amikor a hatékonyság növelése válik szükségessé. Előfordul, hogy működési és munkatársi problémák is létrejönnek. Ennek az az oka, hogy a rendszerek kialakítása nem tudatos, illetve nem szabályozott keretek között történik.
A működési problémák megjelenése láncreakciót indít el a vállalat életében, ugyanis rendkívül kedvezőtlenül hatnak a pénz-idő-probléma hármasára.

Hogyan érhető el a hatékonyság növekedése?

A működési problémák egy ok-okozati lánc következményeképpen jönnek létre. Ez azt jelenti, hogy a keletkezett problémák újabb probléma kiváltói lehetnek a későbbiekben.
A problémák hatékony orvoslásához az eredmény 6 legfontosabb feltételének kell teljesülnie, ami optimális esetben a hatékonyság növekedéséhez vezet. Ezek az alábbiak:

  1. Elvárás: legyenek jól körülhatárolt elvárások (szóban, írásban, szöveges formában, számok segítségével)
  2. Körülmények: biztosítani szükséges az eredmény létrehozásához szükséges körülményeket
  3. Képesség: az eredmény eléréséhez szükség van az ember képességére (adottság, tudás, jártasság, tapasztalat)
  4. Megállapodás: a megállapodás minősége határozza meg az eredményt abban az esetben, ha a többi feltétel adott
  5. Cselekvés: a tevékenység elvégzése
  6. Kontroll, korrekció: bizonyos időszakonként figyelni kell az eredményeket, az erőforrások felhasználását. Szükség esetén be kell avatkozni

Sokféle működési probléma adódhat egy vállalat életében. Ezek a következők:

  • hibák,
  • információellátási és -áramlási nehézségek,
  • a feladatokat nem olyan mennyiségben és minőségben végzik el a munkatársak, mint ahogy kellene,
  • a folyamatok nem, vagy csak késedelmesen futnak végig,
  • a projektek megakadnak,
  • az erőforrásokat nem a megfelelő módon használják.

A működési probléma kialakulásának folyamata

Működési probléma kialakulására cégmérettől függetlenül számítani lehet. Nagyon gyakori, hogy ez a gond növekedésben lévő cégeket érint. Ennek az az oka, hogy a cég növekedése során egyre több alkotóelemből egyre összetettebb rendszer jön létre, ahol egyre nagyobb a hibalehetőség. A hibák többletköltséget hoznak magukkal, ami a vevők elégedetlenségét okozhatja, ez pedig hosszú távon a cég növekedésének lelassulásához, a vezetők túlterheltségéhez vezet.

Mi jelenthet megoldást?

Az esetek túlnyomó többségében a hatékonyságnövelés jelenthet megoldást. A hatékonyság javulása annyit tesz, hogy ugyanannyi költséggel több eredményt állít elő az adott vállalat. Ha a működési problémát kiváltó okok megszűnnek, akkor a költség oldal javulásával párhuzamosan a hatékonyság növekedése is megvalósul.

Milyen problémák jelentkezhetnek a munkatársak részéről?

  • egyéni hozzáállásbeli,
  • viselkedésbeli,
  • kommunikációs,
  • teljesítménybeli eltérések.

Ezek megjelenése konfliktusokat okoz, és hátráltatja az együttműködést.

A működési és a munkatársi problémák együttesen rontják a cégen belüli hangulatot, a vevők kiszolgálásának minőségét, illetve az egész cég összteljesítményét.

A működési problémák kezelésének 8 szintje

A működési problémákkal általában már csak akkor szoktak komolyan foglalkozni, amikor olyan méreteket öltenek, hogy folyamatos figyelmet igényelnek. A működési problémákat 8 szinten lehet megkülönböztetni, illetve kezelni is 8 szinten szükséges őket, mivel eltérőek egymástól. A problémák ilyen formában történő orvoslása a vállalati hatékonyság növekedését eredményezi.

A működési problémák kezelésének 8 szintje:

  1. Feladatok pontos elvégzése, elvégeztetése
  2. Folyamatok végigfutásának biztosítása
  3. Projektek időben történő befejezése
  4. Munkaköri teljesítménynövelés
  5. Dolgozói személyes teljesítménynövelés
  6. Csoporton belüli szervezettség javítása
  7. Csoportok közötti együttműködés fejlesztése
  8. Cég szintű működés optimalizálása

Fenti szintek esetében fontos a sorrend betartása, hiszen az egyes szintek egymásra épülnek, és a sorrend megbontása a megoldás hatékonyságát csökkenti.

Ön is működési problémáktól mentes céget szeretne irányítani?

Amennyiben igen, úgy csupán annyi a teendője, hogy részletesen megismerkedik a működési problémák kezelésének 8 szintjével.
Ne feledje, ha igazán hatékony céget szeretne magáénak tudni, le kell számolnia a működési problémákkal.

Leszámolok a működési problémákkal