Minden vállalat életében adódhatnak olyan időszakok, amikor a hatékonyság növelése válik szükségessé. Előfordul, hogy működési és munkatársi problémák is létrejönnek. Ennek az az oka, hogy a rendszerek kialakítása nem tudatos, illetve nem szabályozott keretek között történik. A működési problémák megjelenése láncreakciót indít el a vállalat életében, ugyanis rendkívül kedvezőtlenül hatnak a pénz-idő-probléma hármasára.
Hogyan érhető el a hatékonyság növekedése?
A működési problémák egy ok-okozati lánc következményeképpen jönnek létre. Ez azt jelenti, hogy a keletkezett problémák újabb probléma kiváltói lehetnek a későbbiekben. A problémák hatékony orvoslásához az eredmény 6 legfontosabb feltételének kell teljesülnie, ami optimális esetben a hatékonyság növekedéséhez vezet. Ezek az alábbiak:
- Elvárás: legyenek jól körülhatárolt elvárások (szóban, írásban, szöveges formában, számok segítségével)
- Körülmények: biztosítani szükséges az eredmény létrehozásához szükséges körülményeket
- Képesség: az eredmény eléréséhez szükség van az ember képességére (adottság, tudás, jártasság, tapasztalat)
- Megállapodás: a megállapodás minősége határozza meg az eredményt abban az esetben, ha a többi feltétel adott
- Cselekvés: a tevékenység elvégzése
- Kontroll, korrekció: bizonyos időszakonként figyelni kell az eredményeket, az erőforrások felhasználását. Szükség esetén be kell avatkozni
Sokféle működési probléma adódhat egy vállalat életében. Ezek a következők:
- hibák,
- információellátási és -áramlási nehézségek,
- a feladatokat nem olyan mennyiségben és minőségben végzik el a munkatársak, mint ahogy kellene,
- a folyamatok nem, vagy csak késedelmesen futnak végig,
- a projektek megakadnak,
- az erőforrásokat nem a megfelelő módon használják.
A működési probléma kialakulásának folyamata
Működési probléma kialakulására cégmérettől függetlenül számítani lehet. Nagyon gyakori, hogy ez a gond növekedésben lévő cégeket érint. Ennek az az oka, hogy a cég növekedése során egyre több alkotóelemből egyre összetettebb rendszer jön létre, ahol egyre nagyobb a hibalehetőség. A hibák többletköltséget hoznak magukkal, ami a vevők elégedetlenségét okozhatja, ez pedig hosszú távon a cég növekedésének lelassulásához, a vezetők túlterheltségéhez vezet.
Mi jelenthet megoldást?
Az esetek túlnyomó többségében a hatékonyságnövelés jelenthet megoldást. A hatékonyság javulása annyit tesz, hogy ugyanannyi költséggel több eredményt állít elő az adott vállalat. Ha a működési problémát kiváltó okok megszűnnek, akkor a költség oldal javulásával párhuzamosan a hatékonyság növekedése is megvalósul.
Milyen problémák jelentkezhetnek a munkatársak részéről?
- egyéni hozzáállásbeli,
- viselkedésbeli,
- kommunikációs,
- teljesítménybeli eltérések.
Ezek megjelenése konfliktusokat okoz, és hátráltatja az együttműködést. A működési és a munkatársi problémák együttesen rontják a cégen belüli hangulatot, a vevők kiszolgálásának minőségét, illetve az egész cég összteljesítményét.
A működési problémák kezelésének 8 szintje
A működési problémákkal általában már csak akkor szoktak komolyan foglalkozni, amikor olyan méreteket öltenek, hogy folyamatos figyelmet igényelnek. A működési problémákat 8 szinten lehet megkülönböztetni, illetve kezelni is 8 szinten szükséges őket, mivel eltérőek egymástól. A problémák ilyen formában történő orvoslása a vállalati hatékonyság növekedését eredményezi. A működési problémák kezelésének 8 szintje:
- Feladatok pontos elvégzése, elvégeztetése
- Folyamatok végigfutásának biztosítása
- Projektek időben történő befejezése
- Munkaköri teljesítménynövelés
- Dolgozói személyes teljesítménynövelés
- Csoporton belüli szervezettség javítása
- Csoportok közötti együttműködés fejlesztése
- Cég szintű működés optimalizálása
Fenti szintek esetében fontos a sorrend betartása, hiszen az egyes szintek egymásra épülnek, és a sorrend megbontása a megoldás hatékonyságát csökkenti.
Ön is működési problémáktól mentes céget szeretne irányítani?
Amennyiben igen, úgy csupán annyi a teendője, hogy részletesen megismerkedik a működési problémák kezelésének 8 szintjével. Ne feledje, ha igazán hatékony céget szeretne magáénak tudni, le kell számolnia a működési problémákkal.
