Gyakorlati tanácsok a cégműködés fejlesztéséhez

1 - Ragaszkodjon a valósághoz

Tudjon
Ne gondolja, higgye, feltételezze – ha mégis, győződjön meg róla, hogy mennyire helytálló, amit gondolt, hitt, feltételezett.

Ha nem a valóságból indul ki, akkor más alapokra helyezi a gondolatmenetet, az érzékelést, értékelést és reakciót.
A vállalkozások működési zavaraival kapcsolatos ösztönös reakció, szinte minden esetben hibás. Nem oldja meg a problémákat, sőt.

A vállalkozás összetett rendszer, amelyben kiszámítható hatást, csak az összes elem közötti kapcsolat és lehetséges hatás valószínűségének ismeretében lehet elérni.

A feltevések, a valósággal nem egyező fikciók, új, képzelt valóságot hoznak létre, amelyek nem egyeznek az igazi valósággal, ezáltal kezelni sem lehet őket megfelelő eredménnyel.

2 - érteni - tudni - használni

Ezekkel az ismeretekkel sok mindent meg tud oldani.

Az eredmény képlete és a megfelelő eredmény létfontosságú feltételei segítenek abban, hogy jó eredményt hozzon létre.
Ha valamiért mégsem a megfelelő eredmény jön létre, akkor ezek segítségével kiderítheti, mi hiányzott hozzá, min kell változtatni.

A működési problémákat mindig egy szűk keresztmetszet okozza valahol

  • a működési folyamat valamelyik szakaszán – beszerzés, gyártás, marketing, eladás, kiszolgálás, adminisztráció, pénzügy, stb.
  • a szűk keresztmetszet, valamilyen eredményhez vagy/és valamilyen cselekvéshez, vagy/és valamilyen erőforráshoz, annak használatához vezethető vissza

Ezek segítségével, akár egyedül is rá tud jönni problémák megoldásaira.

A cégműködés fejlesztési módszerekkel, könnyebben, gyorsabban, biztosabban éri el a kívánt pozitív változásokat, és kevesebb próbálkozásra lesz szüksége.

A gyakorlatban fejlesztett megoldásokkal időt és pénzt spórolhat, valamint megkímélheti magát egy sor bosszúságtól és kudarctól.

3 - Fejlesztési körülmények

Fejlesztési idő elkülönítése.

Legalább heti 4 órát különítsen el előre, a naptárában. Ha ennél kevesebb időt tud csak elkülöníteni, vagy ritkábban, akkor az első fejlesztés a személyes hatékonyság növelése legyen, különben nem fog tudni megfelelő tempóban haladni. Így nem lesz befejezve a fejlesztés. Lassú lesz a haladás, nem lesz sikerélmény, idő előtt abbahagyják, vagyis félbemarad az egész.

A Személyes hatékonyságnövelés legfontosabb ismeretei – leggyakrabban előforduló időmenedzselési tételek

Az elkülönített idő olyan időszakra essen, amikor nagyon jól tud figyelni és a megszokottól eltérő feladatvégzés sem esik nehezére.
A hét melyik napja, azon belül melyik napszak alkalmas erre?

Tartson rövid szüneteket.
Több módszer létezik arra, hogyan lehet 3-4 óra fejlesztési időt hatékonyan kihasználni.
Attól függően, hogy mennyi ideig tud egybefüggően dolgozni, ahhoz igazítsa a munka / szünet ritmusát.
25-50 perc munka / 5 perc szünet / 25-50 / 5 …
A szünetekben mozogjon, szellőztessen, menjen mosdóba.
Ne kezdjen bele semmi másba, ne telefonáljon, beszélgessen más dolgokról, mert nagyon ki fog zökkenni a korábbi ritmusból és témából, így nehéz lesz visszaállnia.

Evés, folyadék

Lehetőleg ne közvetlenül étkezés után, főleg közvetlenül ebéd után kezdjen fejleszteni, mert ilyenkor a legalacsonyabb a rendelkezésre álló energia. Az emésztés sok energiát igényel, a teli has elvonja a vért.
Folyamatosan fogyasszon folyadékot, lehetőleg jó minőségű szénsavmentes vizet.

Az irodai körülmények olyanok legyenek, amelyek között jól tud koncentrálni.

  • üres asztal – lehetőleg ne legyen rajta a mindennapos feladataihoz tartozó iratok
  • kényelmes szék
  • rend, tisztaság

Eszközök

Minden legyen kéznél, amire szüksége lehet.

Levegő, fény, szag, zaj

Támogassa a szellemi munkavégzést, ne legyen figyelem elvonó tényező.
Normál hőmérséklet, elegendő fény, zajmentes.

Megzavarás kizárása

A munkatársak számára helyezzen ki egy “Ne zavarjanak” feliratot
A telefon legyen kikapcsolva, de legalább lehalkítva.
A számítógépen a különböző értesítések és hangjelzések legyenek lekapcsolva.

Kit von be a munkába?

Minél többen foglalkoznak egy fejlesztési feladat tervezésével, annál lassabban fognak haladni, mert sokféle vélemény lehet.
Ha van asszisztense, akkor vele együtt gyorsabban haladhat, mert amíg ő leírja amit kell, addig Ön gondolkodhat.
Fontos hogy ne szövegelés, anekdotázás, más dolgok megbeszélése legyen ezekben az fejlesztésre elkülönített időszakokban, hanem hatékony munka.

Minden alkalommal adott célra fókuszáljon

Mindig a fejlesztési terv következő lépése legyen elvégezve.
Ez attól függ, milyen fejlesztési célt akar elérni.
A fejlesztési irány meghatározása után, tudnia kell a konkrét lépéseket.
A cégműködés fejlesztésének általam támogatott irányai.

Amennyiben nem tudja egyedül meghatároznia fejlesztési irányt és az ahhoz tartozó lépéseket, kérjen cégelemzést. 
Cégelemzés és fejlesztési terv készítése

4 - Problémából megoldás

5 - A fejlesztés iránya

Válasszon jól fejlesztési irányt és tartson ki mellette!

Milyen irányba érdemes fejleszteni a vállalkozását?

Ha cégműködést akarja fejleszteni, akkor figyelembe kell venni a cégére jellemző növekedési állapotot és a pillanatnyi működési jellemzőket.

  • Mi foglalkoztatja?
  • Mi az elérendő cél?
  • Melyik fejlesztési irány segít ennek az elérésében?
  • Mik az egymás utáni lépések?

Jelölje ki a megfelelő irányt és koncentráljon a következő lépésre!

  • Nézze meg, mire van szüksége és abba tegyen pénzt, időt, energiát! Minden mást zárjon ki.
  • Ne menjen olyan rendezvényre, ne nézzen olyan lehetőségeket amely nem a választott irányhoz kapcsolódik.
  • Zárjon le minden függő ügyet, végezzen feladatnagytakarítást, mielőtt belekezd egy új fejlesztésbe.
  • Úgysem tud, több fejlesztési irányra figyelni egyszerre, ne legyen egy újabb megkezdett és félbehagyott projekt.

6 - A módszer

Miben különböznek a módszerek?

1, elmélet, könyv, előadás – ha egy fejlesztési módszer nem elég gyakorlatias, és sem az elméletet, sem a felsorolt példákat nem tudja átültetni saját helyzetére akkor nagyon alacsony a hatásfok. Viszonylag sokan képezik magukat, mégis nagyon alacsony a pozitív változás náluk

2, külföldi vagy magyar  – a külföldi oktatóanyagok ritkán használhatók magyar körülmények közt.

3, egymásra épülő megoldások – az ötletszerű fejlesztés, ha azt a módszert használja ami éppen elé kerül, ritkán illeszkedik egymáshoz, épül egymásra. Célszerű, egymásra épülő lépésekből kialakított komplett rendszereket követni a fejlesztés során.

4, a problémák pontos helyének meghatározása elengedhetetlen a megoldásukhoz – a működési problémák nyolc különböző szinten alakulhatnak ki. Mindegyik szintet a megfelelő módon kezelve lehet megszüntetni őket.

Lehetőleg egy forrás legyen, amiből a cégműködés fejlesztése történik

A különböző helyekről, szakértőktől összeszedett információk, nem egy gondolatmenetet követnek.
Nem egy rendszerbe tartoznak. Nem illeszkednek egymáshoz.

Egyébként is nehéz a régi, saját gondolatmenetet megváltoztatni, s ha ez nem szisztematikus információkra épül, akkor soha nem fog kialakulni egy határozott irányvonal.
Így végül nem lesz olyan rendszer, amit el tudna fogadni, majd követni.

Válasszon EGY rendszer szintű tudásra és tapasztalatra épülő fejlesztési módszert, és amíg abból nem szedte ki azt, amit lehet, addig CSAK abból merítsen.

Milyen fejlesztési rendszer szolgálja ezt a törekvést?
Hogyan találja meg, és miről ismeri fel?

Aki különböző forrásból származó módszereket vegyít, az egymásnak ellentmondó információkkal is találkozhat

7 - Fejlesztési forma

Válassza ki a célnak megfelelő, és az Ön által kivitelezhető fejlesztési formát!

Első forma – Önállóan történő cégműködés fejlesztés

Két szempont határozza meg, kinél jöhet számításba ez a megoldási forma

1, Akinek nincs lehetősége más szintű fejlesztési formát igénybe venni
Jellemzően, az önálló fejlesztést támogató formájú megoldások, a legolcsóbbak.
Így ezek, azok számára is elérhető, akiknek korlátozottak a pénzügyi erőforrásaik.

Akik távol laknak azoktól az oktatási centrumoktól, ahol elsajátíthatnák a változtatáshoz szükséges tudást, meg kell próbálniuk az önálló fejlesztést.

2, Azoknál támogatja leginkább a pozitív változások elérését, akik

  • elegendő időt tudnak rászánni a megértésre
  • saját tanulási módszerükkel fel tudják dolgozni a rendelkezésre álló anyagokat
  • fegyelmezettek és betartják a tanulásra, fejlesztésre szánt időt
  • külső kényszer nélkül is képesek a tanultak gyakorlati bevezetésére

Legjellemzőbb önálló fejlesztési formák – digitális, vagy fizikai kivitel

  • könyvek
  • hangfelvételek
  • infotermékek – a téma által szükséges formák kombinációja
    • előadás hang, videó felvétele
    • leírt előadási anyag
    • diák, táblázatok, sablonok, csekklisták, munkafüzetek

Ha nincs rákényszerítve, vagy nem elég fegyelmezett, akkor az önálló fejlesztési forma nem fogja támogatni a kívánt eredmény elérését!

 

Második forma – Élő elméleti képzés

Ilyen a teremben előadásokon, és a weben keresztül való részvétel.

Az előadások témáinak és előadóinak száma adja meg, hogy mennyire fókuszált, célirányos a tematika.
Az előadásokra szánt idő pedig azt, hogy mennyire mélyen lehetséges a gondolatok kifejtése.
Lehetnek az előadások, megoldást támogató, vagy bemutató jellegűek.

Elérhető előadási célok, az előadók és témák számának függvényében:

  • egy előadó – egy téma: egy gondolatmenet, a probléma és a megoldás mélyebb feltárására
  • egy előadó – több téma: kisebb egységek megismertetésére, az előadó megoldásainak bemutatására alkalmas, rendszerek megértése is lehetséges
  • több előadó – egy téma: célja, ugyanannak a problémakörnek a megoldására, több lehetséges gondolatmenet, módszer, megismertetése, különböző nézőpontokból, tapasztalati háttérből
  • több előadó több – több téma: az eladók és megoldásaik bemutatására irányulhat, nem ad mély megértés, inkább csak érdeklődés felkeltésre és az újdonságok megismerésére irányulhat

Mielőtt részt vesz egy előadáson, érdemes megnézni, milyen témában, milyen céllal szervezik azt, és megvizsgálni, hogy ez milyen mértékben támogatja az Ön fejlesztési törekvését!

 

Harmadik forma – Gyakorlati megvalósítást támogató kiscsoportos foglalkozások

Akkor célszerű ilyen megoldást választani, amikor

  • tréning: valamilyen készség elsajátításához szükség van a gyakorlásra, és külső visszajelzésre
  • megvalósító nap: valamilyen gyakorlati fejlesztés megvalósítását, nagyrészt önállóan akarja valaki végezni, és ehhez
    • szüksége van, az elakadásokon való átlendüléshez, azonnali segítségre
    • nem tud otthon, a munkahelyén olyan körülményeket biztosítani, amelyek lehetővé teszik a hatékony gondolkodást, rendszerek kidolgozását
    • olyan környezetben akar lenni, ahol másokkal együtt, a hasonló problémáik megoldásával vannak elfoglalva, mert ez lelkesíti
  • tanfolyam: nagyobb terjedelmű fejlesztés elvégzése esetén, folyamatos támogatás és fejlesztéshez szükséges környezet biztosítva

Az ebbe a formába tartozó megoldások, jellemzően többe kerülnek, mint az előadások, vagy önálló fejlesztést támogató megoldások, mert nagyobb odafigyelést igényel a szervező részéről.
Egyszerre kevesebb emberrel, céggel, problémával lehet foglalkozni.

Viszont sokkal mélyebb megértés, megvalósulás történhet meg, mint az előzőeknél.

 

Negyedik forma – Egyéni fejlesztési megoldások

Tanácsadás és coaching –  jellemzően ezek a legdrágább megoldási formák.
Azoknak való, akik egyrészt meg tudják fizetni és meg is térül számukra ennek a költségei, másrészt más formában képtelenek (pl. időben) elérni a kívánt eredményeket.

Ennek is többféle változata van

  • Coaching típusú támogatás. Laza együttműködés. Akkor alkalmazható, ha a támogatott félnek kellő tudása, és meglehetősen határozott elképzelése van a fejlesztést illetően, és szeretné valakivel megbeszélni az elképzeléseit. Ill. ha meglehetősen erőteljes személyiség, akivel csak ez a változat működhet.
  • Rapid, vagy gyors tanácsadás. Egy jól körülhatárolt cél elérésére irányul. Néhány nap alatt (5-10) koncentrált fejlesztéssel elérhető a cél.
  • Klasszikus tanácsadás. Összetett helyzet megoldásánál nem becsülhető fel pontosan a ráfordított idő. A célok eléréséhez meg lehet határozni az elvégzendő feladatokat, de azok kivitelezését sok minden befolyásolja.
    • probléma milyensége, mélysége, kiterjedtsége
    • cég létszáma
    • munkaerő pótlás nehézségei
    • belső viszonyok és állapotok
    • résztvevő vezető és dolgozók tanulási képessége és sebessége
    • ismerős, rokon, barát, házastárs, szülő, gyerek jelenléte a cégben
    • sürgősség, időfaktor, határidő
    • ráfordítható erőforrások, ezek eltérése területenként – idő, pénz, energia
    • segítők mennyisége, minősége
    • vezető állapota, szándéka, képességei, vérmérséklete, döntési képessége, sebessége, kommunikációs képessége,
    • adminisztrációs képesség és rendszer állapota
    • számítógépes és szoftver ellátottság, ezek használata
    • szervezet egészségi állapota
    • párhuzamosan futó nagyobb léptékű projektek
    • korábbi kedvezőtlen tapasztalatok, bizalom a fejlesztés irányítójával kapcsolatban
  • Interim menedzsment típusú tanácsadás. A tanácsadó, célzott területen elfoglal egy vezetői munkakört, betölt egy szerepet és a hozzá tartozó területet a megállapodott szintre fejleszti. Gondoskodik a rendszer kialakításáról, bevezetéséről. Később biztosítja a saját utódlásához szükséges körülményeket, és átadja a részleg vezetését.
  • Teljes egészében a megrendelő helyett elvégzett fejlesztés. Időnként előfordul, hogy a vállalkozás vezetője olyan mértékben elfoglalt, hogy nincs ideje, affinitása foglalkozni a fejlesztéssel. Biztosítja a szükséges erőforrásokat, segítőket, és kész eredményt kér. Ez esetben használható, bevezetett rendszert kap.

Egy megrendelő, egy megbízott tanácsadó.
Ezekre a formájú megoldásokra, az 1/1 felállás jellemző.
Rendkívül hatékony megoldások, ha a megfelelő irányba indulnak el és megfelelő módszer segítségével haladnak.

Megfontolandó szempont a tanácsadó, coach kiválasztásához
Amelyik fejlesztési rendszerben, vannak megvásárolható megoldások, annál nem okoz problémát a tanácsadási folyamat befejezése.
A tudás, elérhető a megrendelő számára, a későbbiekben is.
Ahol ez nem megoldott, ott a tanácsadótól nem mernek leszakadni.
Ha véget ér a fejlesztési folyamat, a megrendelő, nem tud önállóan semmit sem tenni.

A cégre szabott megoldások a leghatékonyabbak.
Ezeknél a megfizethetőség és megtérülés van a fókuszban.


A rosszul megválasztott fejlesztési forma, megnehezíti, sőt meg is akadályozhatja, a kívánt eredmény elérését.

8 - Külső szem


Aminek a megoldásában megakad az ember, ahhoz érdemes külső segítséget kérni

Sokszor történik a következő

Vannak olyan kérdések, dilemmák, helyzetek, amikor a vállalkozó bármennyit töri is a fejét, nem jut olyan eredményre, ami elfogadható lenne a számára.
Az aggodalmakkal és hiedelmekkel általában nem tud mit kezdeni az ember, ha saját magáról van szó és képes heteken, hónapokon keresztül gyötrődni valami miatt.

Több hetes szenvedés eltűnhet,  dilemma feloldódhat akár 10 perc alatt

Az egyik ügyfelem, egy nagy beruházás emelkedő költségei miatt szenvedett, már több mint két hete.
Tudja, hogy bármikor megkérdezhet, de erre valamiért nem tért ki.
Utólag azt mondta, azért nem kérdezett, mert úgy gondolta, ezzel úgy sem tudtam volna mit kezdeni.

Igen, valóban azzal utólag már nem sok mindent lehet kezdeni, ha olyan költségek kerülnek elő a költségvetésben, amelyeket nem tervezték be és menet közben óriási tételekről derül ki, hogy tervezni kellett volna velük.

Hogyan lehet egy ilyen helyzetben mégis segíteni?
Nem a problémára, hanem a megoldásra kell irányítani a figyelmet.

A külső szem, egy a probléma megoldásában jártas személy, aki

  • más, akár több szempontból is képes ránézni, megvizsgálni a helyzetet
  • más tudása, gondolatai, észjárása van
  • rendelkezik a megoldáshoz szükséges információval
  • érzelmileg nem érintett az adott helyzetben

Nem mindig van, kivel megbeszélni, amit szeretnénk, mert

  • nem tartozik a munkatársaira, beosztottaira
  • nem akarja, nem tudja megbeszélni a családtagjaival
  • az üzlettársait sem akarja nyomasztani, mert meg akar felelni a cégben betöltött saját szerepének
  • a barátai nincsenek olyan helyzetben, hogy a meghallgatáson kívül segíteni tudnának

Vannak különböző üzleti csoportok, ahol valamilyen rendszerességgel találkoznak cégvezetők.
Itt sokszor alakul ki olyan bizalmi viszony, amin keresztül segíthet valaki csoporton belül, azoknak a kérdéseknek a megoldásában, amelyen valahogy már átjutott.
Azonban biztosan vannak olyan kérdések, amelyekhez nincs megfelelő szaktudás, jártasság, vagy nem akarja kiteregetni azok előtt a problémáit, akivel más a viszonya.
A problémák megmutatása gyengítheti az üzleti kapcsolatokat, hátrányba hozhatja azt aki feltárja, a más céllal létrejött kapcsolatokban.

Ha az ismerősök között nincs kivel megbeszélni, akkor egy külső, a területen jártas szaktanácsadó, valószínűleg egészen kevés információból nagy előrelépéshez tudja segíteni.

 

Ha nincs kivel érdemben megbeszélni a problémáit, kihívásait, akkor bátran vegye fel a kapcsolatot velem

Részemről mindenre vonatkozik a titoktartás – A rám vonatkozó Titoktartási nyilatkozatot 


2008 óta több száz cégben segítettem működési és munkatársi problémák megoldásában.
2018 év végéig, több mint 10.000 órát töltöttem ügyfelekkel a rendszereik hatékonyabbá tételében, személyes hatékonyságuk növelésében.
Egy-egy vállalkozóval, cégvezetővel rendszeresen 100-200 órát töltök, de volt már példa 400 és 800 órát meghaladó tanácsadásra is.
Ezekben a kapcsolatokban olyan mélységekben dolgozunk, amiben hatalmas tapasztalat halmozódik fel.

Rengeteg problémát láttam, segítettem megoldani.
Azokhoz a kihívásokhoz, amelyekkel találkoztam, folyamatosan dokumentáltam a megoldáshoz vezető módszereket.
(Amihez van kidolgozott módszertan, azt használjuk a mindennapos tanácsadás során. Ezek egy része önállóan is használható szinten van kifejlesztve)

Valószínűleg van megoldás azokra témákra amelyek fékezik a haladását.
A “Kapcsolatfelvétel” gombra kattintva eldöntheti, milyen módon szeretne elérni.