Dokumentált munkakör

Munkaköri teljesítménynövelés 2. szint

Az előző szinteken túl

A munkakörök betöltéséhez, feladatainak elvégzéséhez, eredményes és fenntartható működtetéséhez, különböző erőforrásokra van szükség.

Az információ ellátás és áramlás biztosításának hibái, hiányosságai működési és munkatársi problémákat okoznak, sőt a dolgozók közti konfliktusok leggyakoribb kiváltó oka is egyben.

A munkakör megértéséhez, feladatainak felelősségteljes vállalásához, a gyors betanuláshoz, folyamatos magas szintű betöltéséhez, magas teljesítmény eléréséhez és ennek fenntartásához, átláthatóságra van szükség.

Ezt biztosítja a munkakör dokumentáltsága.

A fentiek olyan minőségben fognak teljesülni, amilyen minőségben biztosítják ehhez az információt, vagyis amilyen a munkakör dokumentáltsága.

Csak akkor menjen ezeken a lépéseken tovább, ha az előző szintet teljesítette már.

Munkaköri leírás

A munkakör a kapocs, a cég és dolgozó között.

A munkaköri leírás tartalmazza ehhez, többek közt a szerephez szükséges tudnivalókat, felelősségi és feladatköröket.

Míg *A munkaköri minimum* szint teljesítése abban segít, hogy rögzítve legyen, hogyan lehet jól elvégezni a munkakör eredményeinek eléréséhez szükséges feladatokat, addig a munkaköri leírás keretbe foglalja mindezt.

A munkaköri leírás lesz a megállapodás a munkakört betöltő ember és a vezetője közt. A munkaszerződések, jogi formulákat tartalmaznak, nem részletezik a munkakört, így nem helyettesítik a munkaköri leírást.

A munkaköri leírás el lehet készíteni *A munkaköri minimum* teljesítése nélkül is, de akkor különös figyelmet igényel annak a kidolgozása, hogy hogyan csinálják meg az ami benne van.

A munkaköri leírás, a munkaköri teljesítménynövelés második legfontosabb dokumentuma. Közvetlenül az után, hogy hogyan végezzék el a feladatokat, vagyis hogyan jöjjön létre a munkakör által létrehozni kívánt eredmény.

A *Szuper munkaköri leírás titkai*-ból megtudhatja, hogyan készítsen valós, a munkakört ténylegesen bemutató munkaköri leírásokat.

Munkaköri feladatok pontos megfogalmazása

A feladatvégzéssel jön létre a munkakörben az eredmény

Sokszor az nem elég a dolgozóknak, ha ismerik a munkaköri feladatokat.
Azt is meg kell mondani számukra melyik feladatot hogyan végezzék el.
Ennek megfogalmazása a vezető feladata.

Az *Így add ki, hogy teljesítsék – feladatkiadás hatékonyan* oktatócsomagból megtudhatja, hogyan fogalmazza meg és adja ki úgy a feladatokat, hogy azok megfelelő eredményt hozzanak létre.

Átadás átvételi jegyzőkönyvek

A munkakör betöltéséhez, feladatainak elvégzéséhez, szükségesek különböző eszközök, iratok, anyagok, szoftverek, információk, stb.

Az ezekkel kapcsolatos felelősségvállalás, elszámoltathatóság kiindulópontja az aláírt átadás-átvételi jegyzőkönyv.

A munkaköri leírásból következik, hogy mire van szüksége, ezeket célszerű feltüntetni a jegyzőkönyvben.

Azoknál az eszközöknél, amelyeknél az állapot megőrzése fontos, azoknál képekkel, állapotleírással is célszerű kiegészíteni a tételeket.

Olyan kulcsok, információk, szoftver belépési jelszavak, épület riasztó kódok, amelyek megőrzése fontos, idegen kézbe jutása kiemelt biztonsági kockázattal jár, azokra érdemes önálló szabályozást írni.
Ha a vállalkozásnak van szervezeti és működési szabályzata, akkor abban rögzíteni.

Titoktartási nyilatkozat aláíratása a dolgozókkal, több szempontból is fontos lehet

saját vállalkozás üzleti titkainak megőrzése
adatvédelmi szabályozás, személyes és ügyféladatok védelme
partneri együttműködést sértő információk kiszivárgásának megelőzése
A Szervezeti és Működési Szabályzat alkalmas felület lehet, az átvett anyagok, eszközök, iratok, információk kezelésének szabályozására.

Nézze meg, milyen tartalomjegyzékkel, milyen mélységű kidolgozással gyorsíthatná fel és könnyíthetné meg a saját cégére szabott Szervezeti és Működési Szabályzat elkészítését
40 db A/4 oldal, + bónuszok

Összehangolás más munkakörökkel

Van, amikor az, hogy a munkakörökben hogyan végezzék el a feladatokat és a munkaköri leírások, önmagukban nem elég arra, hogy a munkakörök közötti egymásnak történő átadás gördülékenyen történjen.
Ilyenkor célszerű egy olyan leírást, szabályozást készíteni, amiben minden, átadás – átvételben érintett terület vezetői és végrehajtói közösen meghatározzák hogyan történjen a munkadarabok, információk átadása, átvétele.

Az így elkészült dokumentum, minden érintett számára biztosítja azt az egységes információt, amelyet a megállapodás után rögzítettek.

Lehetnek továbbá olyan tudnivalók a cég életben, amelyet mindenkinek ugyanabban a formában kell tudnia. Pl. egyik kereskedelmi cégnél, a vevőkiszolgálás módját minden munkakörhöz hozzárendeltük önálló dokumentumként.
Ennek két oka volt.
1, szinte minden munkakörben dolgozó ember kapcsolatba került ügyfelekkel
2, a cég vezetője úgy gondolta, hogy az ő cégében, ahol vevő centrikus a gondolkodás, mindenki tudja azt amit ezzel kapcsolatban csináltak és fontosnak tartanak

Munkaköri dosszié

A munkaköri dosszié, tartalmaz minden olyan információt, amely a munkakör tökéletes megértéséhez, betöltéséhez, információval történő ellátásához tartozik.

Mit érdemes kidolgozni ehhez?

  • Titoktartási nyilatkozat
  • Tudnivalók a cégről
  • Folyamatábra
  • Szervezeti ábra
  • Szervezeti funkciók leírása
  • Szervezeti és működési szabályzat és információk, szokások, elvárások, tájékoztató jellegű leírások,
  • Speciális részletes ismeretek – iparág, cég tevékenységére jellemző
    • munkavédelem
    • tűzvédelem
    • környezetvédelem
  • Általános vezetői elvárások
  • Feladat megfogalmazási sablon
  • Munkaköri leírás saját
  • Munkaköri leírás beosztottak
  • Összehangolási utasítások
  • Feladatok csekklista naptár szerinti elosztás
  • Átvételi elismervények erőforrásokról
    • fizikai dolgok
    • iratok, dokumentumok
    • jelszavak, kódok
  • Jelentés sablon
  • Következő időszakra vonatkozó célok, tervek, számszerű adatok és szöveges magyarázatuk
  • Gépjármű használati szabályozás
  • Betanítási forgatókönyv
  • Állapotfelmérés és képzési terv
  • Munkaszerződés egy példánya
  • Rendelési űrlap
  • Reklamációs jegyzőkönyv
  • Vevői szerződés minta
  • Beszállítói, alvállalkozói szerződés minta
  • Teljesítésigazolás
  • Reklamációkezelési forgatókönyv
  • Érdeklődő tájékoztatási forgatókönyv
  • Pénztár elszámolási nyilvántartás
  • Átadás átvételi bizonylat
  • Vevő minősítési szempontrendszer
  • Heti, havi, negyedéves, éves megbeszélésekhez sablon
  • Beszerzést engedélyező nyomtatvány
  • Kintlévőség kezelési szabályzat
  • Különleges eljárások

Minden fontos, a munkaköri dosszié elkészítéséhez szükséges sablont megtalál, a tanácsadási tapasztalatokkal létrehozott oktatócsomagban