[vc_row][vc_column]

Betanítási idő - 15 perc

Helyzet

Az egyik cégnél, a fejlesztés ideje alatt, felmondott az egyik adminisztrációs feladatokat végző asszisztens.
A vezető, aki ekkor már az ideje 70%-át fejlesztéssel tölthette, attól tartott, hogy ha ismét felvesz valakit erre a pozícióra, akkor egy hónapig ott kell ülnie mellette.

A probléma és az eddigi hatások

Ezzel kapcsolatban több félelme volt

  • a fejlesztésre nem lesz annyi ideje mint korábban, így az új rendszerek kialakítása nem fog olyan gyorsan haladni, mint az utóbbi időben
  • ha nem válik be a felvett ember, akkor már megint sok időt és energiát tesz egy ember betanításába
  • ha nem fordít rá kellő figyelmet, akkor elnyúlik a betanítás és ez a többi dolgozót is terhelés alatt tartja
  • az új dolgozó lehetséges hibáinak a javítása, további időt, figyelmet és energiát igényelnek mindenkitől, ami pénzbe kerül a cégnek

Várható következmény

Ha nem vesz fel valakit gyorsan, akkor az a baj – hiszen a többikre jóval nagyobb teher hárul, egy ember kiesése miatt

Próbálkozás, ami nem hozott eredményt, amibe korábban belebuktak

Ha felvesz valakit és a meglévő módszerrel tanítja be, akkor rámegy egy hónapja – lehet, hogy feleslegesen és végül kiderül, hogy nem a megfelelő embert vette fel.

Szakszerű megoldás

Kettő módon tudtuk jobban csinálni a kiesett dolgozó pótlását.

  1. szakszerű felvételi folyamat kialakítása
  2. nagyon gyors betanítás, lehetőségeinek biztosítása

Nem volt időnk a teljes munkakör kidolgozására, ezért 1.0 fejlesztési állapotot céloztunk meg, azaz elvégeztük a minimum feladatainkat

  • folyamatok kialakítása
  • feladatok követhető szintű kibontása
  • profilozás – minek kell megfelelni a munkakör maradéktalan betöltéséhez
  • hirdetés megfogalmazása
  • felvételi folyamat, lépés szintű leírása, részletek átbeszélése
  • felvételi folyamat lebonyolítása, megfelelő jelentkező kiválasztása – ez már önállóan végezte a vezető
  • munkába állítás – önállóan végezte a vezető

Elvégeztük a szükséges fejlesztési feladatokat

Néhány óra alatt készítettünk egy olyan pontos feladat és folyamat leírást, amelyet egy teljesen laikus is követni tud.
A vezetőnek az egész folyamatra összesen két napot kellett fordítania. Beleértve az interjúztatást is.

Megoldódott a probléma

  • 10 perc alatt munkába tudott állni az új dolgozó.
  • A munkába állás után, az újoncnak nem volt más dolga, mint követni a pontosan elkészített leírást.
  • A vezetőnek és másoknak sem kellett hetekig tanítgatni emberünket,
    • aki elvonta volna a meglévő amúgy nagyobb terhelés alatt álló dolgozókat a saját munkájuktól
    • akinél fennállhat a veszély, hogy ha elmegy, akkor kútba esik a sok erőfeszítés
  • Azonnali hatása volt annak, hogy az új dolgozó, a feladatait átvéve, az első perctől tehermentesíteni tudta a többieket.
  • A vezető megtanulta, hogyan lehet kevés vezetői időt felhasználva, szinte automatikusan betanítani a felvett embert, egy  olyan munkakörben, amely ezt lehetővé tette
  • A régebbi dolgozók végre megtapasztalhatták, hogy a vezető hatékony beavatkozása, mennyire meg tudja gyorsítani egy ember pótlását.

Ok —> okozat/tünet/ok —> okozat/tünet/ok – láncolat

Ha nincs meg a vállalkozás működtetéséhez és fejlesztéséhez szükséges szaktudás, akkor ösztönösen kezelik a felmerülő problémákat.

Beleugranak a felmerülő feladatba, ahelyett, hogy kialakítanák az adott területhez tartozó működési rendszert.
Ez esetben, még a rendszer kialakítása is nagyon kevés időt vett igénybe,  utána pedig kevés időben el lehetett indítani az új dolgozót.
Gyakorlatilag 1 -2 nap alatt megtérült a befektetett munka.

Ezek következménye hasonló esetekben, ha nem ilyen módon járnak el

  • felületes vezetői feladat ellátás
  • hosszú betanítási idő
  • nem a követelményeknek megfelelő jelölt felvétele
  • hibázás, hibajavítás, többlet teher, károk, többlet költségek, hatékonyság csökkenés
  • sok megzavarás más munkatársak és a vezető irányába
  • későn válik teljes értékű munkaerővé az új dolgozó

Tanulságok

Amikor egy olyan problémával találja szembe magát, amelyik megoldásában nincs sikeres gyakorlati tapasztalata, akkor

  1. ne ugorjon fejest a probléma megoldásába, hanem álljon meg, készüljön fel, biztosítsa a megfelelő eredmény minden szükséges feltételét
  2. a rendszer kialakítása fontosabb lehet, mint a “csináljunk valamit gyorsan” vagy a “legyek túl rajta valahogy” hozzáállások

Melyik vállalkozói élethelyzetben, hogyan segít ez a lecke?

  1. Túl gyors növekedésnél , általában akkor vesznek fel új dolgozót, amikor már el vannak késve vele. Azonnal kell, jó legyen, gyorsan munkába álljon, és lehetőleg azonnal, maradéktalanul el tudja végezni az összes feladatát.
  2. Növekedne a cég, de a vezető inkább visszafogja ezt, mert attól tart, hogy az új munkatársak rontani fogják az eddig kialakult munkamenetet, ezáltal a hatékonyságot.
  3. Megrekedt a vállalkozás, visszaesett a korábbi állapothoz képest, nem tud növekedni. Ez köszönhető többek közt annak, hogy az ott dolgozók nem tudtak felnőni a feladatkörükhöz. Ez esetben a gyors betanítás több célhoz is használható. Legyen szó arról, hogy a meglévő dolgozókat kell magasabb szintre emelni, vagy cserélni kell azokat, akik nem képesek, hajlandóak tempósan változtatni.
  4. Erős versenyhelyzetben van a vállalkozás, amiből szeretne jól kijönni. Amikor tevékenységek, termékek, szolgáltatások versenyeznek egymással, akkor a cégben dolgozó emberek fogják dűlőre vinni a verseny kimenetelét. Így a jobb és felkészültebb csapat fog előnyhöz jutni azzal a céggel szemben, ahol erre nem helyeznek kellő hangsúlyt.
  5. Működési problémákkal küzdenek. A működési problémák egy része a munkakörben, más részük, a munkakörök közti együttműködésben keletkezik. A munkakört betölteni képes ember, jó hatással tud lenni az együttműködésekre is. Ha minden munkakört jól töltenek be, akkor már csak magasabb szintű problémák jelentkezhetnek. Ha ezek a munkakörök nem jól vannak betöltve, akkor alapvető problémákat kell megoldani ahhoz, hogy a cég összehangoltan működhessen.
  6. Munkatársi problémák vannak. A munkatársak közti konfliktusok nagy része, a közös munkavégzés szabályozatlanságából fakad. Ha egyik munkakör, vagy abban dolgozó ember sem magabiztos a feladatkörében, akkor ezek a konfliktusok nem rendezhetők megnyugtatóan. Ha nem tudjuk betanítani megfelelő módon és sebességgel az embereket, akkor nem tudjuk nagy bizonyossággal kimondani, hogy az emberek rendben vannak, vagy valamelyik nincs, nem oda való.
  7. Túlterheltség esetén, a személyes hatékonyságnövelésen kívül, valószínűleg a kapacitás növelésre is szükség van. Legalábbis átmenetileg, amíg a fejlesztés zajlik. Ilyen helyzetben fel kell venni új dolgozókat, miközben az ő betanításuk tovább növelheti a vezetők és kulcsemberek túlterhelésének mértékét. Ezért törekedni kell arra, hogy egy új dolgozó felvétele ne okozzon további és tartós többlet terhet, ne vesse vissza indokolatlan időre a fejlesztést se.
  8. Hátrább lépne a napi feladatokból,  más feladatokkal szeretne, vagy kellene foglalkoznia, átadná a cég vezetését. Ez biztosan a feladatok átszervezésével fog járni. Attól függően, hogy mennyi és mennyire delegálható feladatokat akar átadni valaki másnak, eltérő számú, és képességű munkatárs felvételére kerülhet sort. Volt amikor egy kezdetektől ott lévő dolgozó kiváltása 3 új embert igényelt, mert a régen ott dolgozó belenőtt a feladatkörbe, rá lett szabva, olyan feladatok kerültek hozzá amelyek elvégzésében erős volt, de ezek a tulajdonságok nem voltak meg, nemhogy egy, de két másik emberben sem. Ilyenkor rengeteg időt lehet veszíteni azzal, ha sokáig tart egy-egy embert betanítani. Kiemelt jelentősége van a gyors betanításnak, ha kényszerhelyzet alakul ki és át kell vennie valakinek egy munkakört.
  9. Egységes rendszert akar kialakítani, esetleg a korábban tanultakból, eddig még nem állt össze a teljes kép, hogyan alakítsa ki cégét. A legkisebb működő egység a dolgozó és a munkakör. Amíg ezek nincsenek megfelelő állapotban, addig a csoportok, más munkaköröket érintő folyamatok, s végül az egész cég nem lehet rendbe.

Ha Önnek is hasonló problémája van, és szeretné megoldani, akkor ismerje meg a személyes és munkaköri hatékonyságnövelés lehetőségeit.

[/vc_column][/vc_row]