Az információ biztosításának három formája, lehetővé teszi, hogy a helyzetnek megfelelő módot választhassuk. Ha nem így teszünk, akkor ez többféle problémát fog okozni.

[vc_row][vc_column]

Az információ biztosításának három formája

1, Aktív kommunikáció

2, Információ passzív biztosítása

3, Automatizált információ áramlás

Mindegyiknek megvan a maga helye és szerepe az információ ellátás és áramlás biztosításában.
[/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column]
Aktív kommunikáció

 Az aktív kommunikáció ott szükséges, ahol nem lehet, vagy nem éri meg más módon megoldani az információ begyűjtését, cseréjét.

Hátrányai

  • rendkívül időigényes, mert mindig csak egy dolog intézhető el általa, tehát minden ügy önálló időt igényel
  • a szóbeli kommunikációnak nincs nyoma, nehezen visszakereshető
  • az írásbeli kommunikáció pl. email szakaszolja az információcserét, ezért a gondolatmenet fenntartása külön erőfeszítést igényel
  • minden formában nagyon jó kommunikációs képességet igényel
  • sok hibát lehet elkövetni közben, amelyek anyagi károkhoz, konfliktusokhoz vezetnek

Egy vállalkozó nem engedheti meg magának, hogy a drága idejében túl sok aktív kommunikációt folytasson. Ez nem hatékony, kivéve, ha valakinek olyan a munkája, amiben folyamatos válságkezelés folyik.
[/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column]
Információ passzív biztosítása

Amire rendszeresen szükség van az valamilyen rögzített formában kell biztosítani az érintettek számára!

Hányszor kell elmondani, ugyanazokat a dolgokat a cégben?

Hányszor felejtik el  ennek ellenére és futják újra, az információ megszerzés köreit?
Ez mennyi megzavarással, késedelemmel, felesleges munkával jár?

Valamilyen módon, rögzíteni kell a többször használatos információt

  • írásban papíron
  • írásban digitális formában
  • hangfelvétel
  • videó

Hozzáférés

  • saját szerveren, vagy felhő alapú alkalmazásban – semmi esetre sem egyetlen számítógépen, hiszen akkor korlátos lesz az elérhetősége
  • mások által elérhető irattárolóban

Mit lehet így kezelni?

  • Szervezeti és Működési Szabályokat
  • Kiadott, delegált feladatokat
  • Feladat elvégzésének rszletes leírásait
  • Munkaköri Dosszié Rendszer minden elemét
  • Szerződéseket, stb.

A jogosultság szerinti elérés meghatározása és biztosítása után, a használat módját kell megtanítani az érintetteknek. 
Ezt is célszerű rögzíteni, hogy az információ tároló rendszerről se kelljen aktív kommunikációt folytatni.

Az információ tároló rendszereket érdemes egységes struktúrában létrehozni. Az azonos kategóriák megnevezése ugyanolyan legyen, a fizikai és a digitális formáknál.
[/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column]
Automatizált információ áramlás

Amit lehet automatizálni kell!

Mit lehet automatizálni?

Azon érdemes elgondolkodni, hogy ha komplett eladási folyamatokat fel lehet építeni úgy, hogy a rendszer létrehozása után, minimális, vagy zéró emberi beavatkozással biztosítani lehet a teljes folyamat végig futását, akkor a saját cégén belül, melyik területen, melyik folyamat melyik részével lehet megtenni ugyanezt.

Nem lehet mindent és bármit automatizálni, de nagyon sok mindent lehet. Ez cégenként egyedi.

Teljes eladási folyamat automatizálása

Sokan nem tudják elképzelni, ezt a folyamatot, ezért csak néhány gondolat hozzá

  • automatizált online hirdetés
  • az érdeklődő rákattint a hirdetésre, amelyről egy meghatározott weboldalra kerül
  • ott végigkövet egy előre kialakított folyamatot
    • informálódik
    • döntést hoz
  • kitölti a megrendelő űrlap adatait és elküldi a rendelést
  • a megrendelés beérkezése után, a rendszer kiküld egy díjbekérőt e-mailben, vagy egyből bankkártyás fizetési módot ajánl fel
  • a pénz beérkezését érzékelheti a rendszer, ami után elindítja a kiszolgálási folyamatot

Fontos! Az automatizálás szempontjából, ne csak a szoftverek által végrehajtott folyamatokra gondoljon! Az Ön számára, az is automatizálás, ha egy alvállalkozó elvégzi a fizikai dolgokkal kapcsolatos teendőket.
[/vc_column][/vc_row]