A szuper munkaköri leírás titkai

Munkaköri leírás nélkül ideig-óráig működhet ugyan egy cég, de egy magára valamit adó, hosszú távú célokat megfogalmazó cégvezetőnek be kell látnia, hogy eredményes és hatékony munkavégzés nem garantált megfelelő munkaköri leírás nélkül.

Sok cég megfelelő munkaköri leírás nélkül éli mindennapjait, a feladatokat szóban osztják ki a vezetők, a munkatársak közül pedig sokszor az végzi el az adott feladatot, akinek éppen van egy kis szabad kapacitása.

Ez a fajta hozzáállás előbb-utóbb megbosszulja magát, hiszen nem alakulnak ki állandó munkakörök, és egy idő után követhetetlenné válnak a feladatkiosztások is.

Te is úgy érzed, hogy kicsúszik az irányítás a kezedből?

Cégvezetőként érezted már úgy, hogy nem tudod megfelelően kontrollálni a munkafolyamatokat? Növekvő céged irányítása közben működési problémákkal találtad szemben magad? Esetleg valami miatt megtorpant vagy visszaesett a vállalkozásod növekedése?

Sok vállalkozó számolt már be hasonló tapasztalatokról, de a tanácsaimat megfogadva és az útmutatásaimat követve megtalálták a megoldást a problémáikra.

Munkaköri leírás nélkül rövid időn belül eluralkodik a káosz bármely cég életében, hiszen pontosan körülírt munkakörök, világosan leosztott feladatok, mindenki számára egyértelműen meghatározott felelősség nélkül nem fogják tudni az alkalmazottak, hogy mi a feladatuk, és egy idő után a vezetők sem lesznek tisztában azzal, hogy kire milyen feladatot bíztak.

Ezek egyenes következményeként a vezető és a dolgozók elégedetlenek lesznek, egyre gyakrabban fordulnak elő konfliktusok, a dolgozók motiválatlanok lesznek, hatékonyságromlásra lehet számítani.

Ezen problémák mindegyike jól kiküszöbölhető a megfelelően elkészített munkaköri leírással.

Ha egy mondatban akarnám megfogalmazni a választ erre a kérdésre, akkor annyit írnék, hogy az a jó munkaköri leírás, amelyben minden szükséges információ benne van, miközben nem tartalmaz felesleges elemeket.

Persze, ennél jóval több tényező együttes érvényesülése kell ahhoz, hogy a munkaköri dokumentáció valóban jó legyen.

A jó munkakör leírás

• egyértelművé teszi a dolgozók számára, hogy mit vár tőlük a munkáltatójuk,
• pontosan meghatározza, hogy mely feladatok tartoznak az adott munkakörhöz,
• egyértelmű, világos elvárásokat fogalmaz meg a dolgozók felé, így jól körülhatárolt munkakörök keletkeznek,
• azt eredményezi, hogy minden munkafolyamatnak meglesz a saját felelőse,
• biztosítja az egyes munkafolyamatok elvégzéséhez szükséges feltételeket,
• segítségével megoldottá válik az egyes munkakörök kontrollja,
• megoldást ad arra, hogy abban az esetben, ha helyettesítés válik szükségessé, az egyes munkakörökben dolgozók tudják, hogy ki kit helyettesíthet, ismerjék a helyettesítendő munkakörök feladatait,
• összehangolja az egyes munkaköröket,
• gyorsan képbe helyezi a dolgozót a munkájával kapcsolatban,
• egyértelmű, kellően konkrét, miközben elegendő teret ad a felmerülő problémák megoldására,
• gondoskodik arról, hogy a dolgozónak el kelljen látnia a munkaköri kötelességeit.

Ismerős Neked is ez a mondat? Számtalanszor hallottam már ezt a kijelentést. Ez könnyen előfordulhat, hiszen sokan elmondhatják magukról, hogy van „valamilyen” munkaköri leírásuk, ami a konkrétumokon kívül gyakorlatilag mindent tartalmaz…

Ahhoz ugyanis, hogy valóban növelni lehessen a hatékonyságot a cégen belül, olyan munkaköri leírás megléte szükséges, amely ténylegesen az adott munkakör jellegzetességeire és feladataira koncentrál, nem pedig egy valahonnan lemásolt sablonra.

A munkaköri leírásnak vannak olyan elemei, amelyeket mindenképpen szükséges kifejteni, megfelelően megfogalmazni, hogy egyértelműsítse a tennivalókat.

Van egy pontosan meghatározott sorrend, amely alapján össze kell állítani a tartalmat. Ha ettől eltér, akkor biztosan hiányos munkaköri leírást ad ki a kezéből.

Amennyiben jó munkaköri leírások készülnek a cégében, akkor nem csak átláthatóvá válik számodra az egymáshoz kapcsolódó munkakörök viszonya, hanem az igazán hatékony munkaszervezés is lehetővé válik.

Létezik egy – minden fontos elemet magában hordozó – oktatócsomag, amely nélkül a Te virtuális könyvespolcod sem lehet teljes!

Ebben az oktatócsomagban alig több, mint egy órában – mindössze 72 percben – elmondom Neked, hogyan készíts jó munkaköri leírást.

• Hogyan használd hatékonyan a csomag tartalmaként kapott sablont, melynek segítségével garantáltan szuper lesz a végeredmény?
• Milyen sorrendet kell tartani a megfogalmazásban, hogy minden szükséges információ biztosan belekerülhessen?
• Mi mindenre kell odafigyelned a megfogalmazás során?