2 szint – folyamatok végigfutása

Egymásra épülő szintek, a működési és munkatársi problémák megszüntetéséhez

Működési problémák kezelésének nyolc szintje

  1. szint – Feladatok pontos elvégeztetése, elvégzése 
  2. szint – Folyamatok végigfutásának biztosítása – itt tartunk
  3. szint – Projektek időben történő befejezése
  4. szint – Munkaköri teljesítménynövelés
  5. szint – Dolgozói személyes teljesítménynövelés
  6. szint – Csoportokon belüli szervezettség javítása
  7. szint – Csoportok közötti együttműködés fejlesztése
  8. szint – Cég szintű működés optimalizálása

A cégben fennálló problémák megoldását, mindig az alacsonyabb szinten kell kezdeni és utána lehet foglalkozni lépésről lépésre, a magasabb szintekkel.

Csak akkor menjen ezeken a lépéseken tovább, ha az előző szintet teljesítette már.

Folyamatok végigfutásának biztosítása

A működési folyamatokon keresztül jönnek létre az eredmények.

Ezek biztosítják a piaci igénytől a vásárlás egyenértékének beérkezéséig a gördülékeny megvalósulást.
A különböző folyamatokat kevés módon lehet jól végezni és sokféleképpen hibásan.
Minden működési probléma, a feladatokból és folyamatokból indul ki.
Ismerje meg a folyamatok kialakításának és szabályozásának szakszerű lépéseit!

Mi szokott gondot okozni a cégvezető számára a folyamatokkal kapcsolatban?

  • nem futnak végig úgy a folyamatok, ahogy ők szeretnék, ahogy megfelelő eredménnyel végződnének
  • a folyamatok elakadnak valamilyen lépésnél, szólni kell a dolgozóknak, hogy folytassák őket
  • nem úgy történnek a dolgok ahogy szeretnék, ahogy az korábban jól ment, mert az új dolgozóknak nincs meg ehhez a rutinjuk
  • a vevőkiszolgálás akadozik, ezért a vevők nem elégedettek, reklamálnak, engedményt kell adni nekik, ezzel csökken a nyereség
  • a beszerzési, pénzügyi és egyéb adminisztratív folyamatok mindig máshogy történnek, állandó felügyeletet és beavatkozást igényelnek

Ennek okai

  • vagy soha nem szabályozták a folyamatokat, és ezért kezdettől fogva nem pontosan futottak, ami egy idő után felhalmozta a problémákat
  • vagy, egy időben jól működtek, de ahogy egyre több minden került bele a folyamatokba (több dolgozó, termék, vevő, információ) túl összetetté vált minden és egy kisebb hiba is sok helyen okoz különböző problémát

A megoldás a folyamatok tudatos kialakítás és szabályozása.

Az első, kihagyhatatlan lépés

Ahhoz, hogy egy vállalkozás folyamatait rendbe lehessen tenni, vagyis fussanak végig és megfelelő legyen az eredményük, át kellene látni a folyamatokat.
Milyen folyamatok vannak, milyen lépésekből állnak, hogyan működnek most, hogyan kellene működniük, milyen módosítást kellene végezni ehhez.

Térképezze fel és pontosítsa, vállalkozása meglévő folyamatait.

Ebben segít, a Működési folyamatok szabályozása című oktatócsomag.

Nézze meg a részletes leírást, hogy könnyebben tudja fejleszteni a folyamatokat, a jobb eredmények eléréséhez.

Információ ellátás, áramlás

Ön szeretné, ha

  • vállalkozásában, mindenhol meglenne, a szükséges információ?
  • az iratok és információk áramlása nem akadna meg?
  • jobban működnének a kommunikációs csatornák?
  • a dolgozók megkapnának minden számukra fontos információt, anélkül, hogy túlterhelné őket?
  • vezetőként átlátná mi hol tart?
  • mindenki könnyebben helyettesíthető lenne?

Mi van a cégében, az információval?

  1. bejövő telefonokkal nem tudja, mi történik
  2. iratok
    • bejövő, kimenő nincs nyoma,
    • nincs megfelelően kialakított irattárolási rendszer,
    • nem találhatók meg gyorsan sok idő megy el a keresésre,
    • nem kapja meg az érintett,
    • olyan is belelát, akinek nem kellene
  3. digitális dokumentumok,
    • fájlok össze-vissza vannak, nem, vagy nehezen találhatók meg
    • elérési és használati jogosultsági rendszere nincs, vagy nem jó
    • nem elérhetők, mert egyéni gépeken van
    • mentésük nem megoldott
  4. a bejövő és kimenő emailek kezelése
    • átláthatatlan, mindenki máshogy csinálja, csak az illető látja át jó esetben
    • nem lehet tudni, hogy mi nincs lekezelve
    • nehéz helyettesíteni azt, akit kell
  5. az elvégzendő feladatokról
    • nem tudja, ki, mit csinál
    • mennyit csinál
    • mi, milyen állapotban van, egyáltalán foglalkozik vele valaki, vagy elfelejtették
    • mit nem végeznek el, megállt, elakadt, késésben van, késett el

Milyen következményekkel jár, a mostani állapot?

  • gyakori megzavarás – konfliktus, félbehagyott feladatok, több energia a feladatok elvégzésére
  • túlterheltség, túlórázás, felületes munkavégzés, hibázás,
  • elesnek bevételtől, mert nem kezelik le időben a vevői igényeket
  • többe kerül a működés, mint amennyire szükséges lenne, kevesebb nyereség marad
  • nehezen lehet helyettesíteni embereket
  • késedelmes teljesítés a vevők felé
  • kötbér, kártérítés, kötelező feladatok elmulasztása, veszélyes helyzetek alakulnak ki
  • romló vevői megítélés
  • átláthatatlan belső működés
  • alacsony dolgozói hatékonyság

Mit érdemes tenni, hogy rendezni lehessen az információáramlást?

  1. célnak megfelelő feladatkiadási, kezelési és nyilvántartási rendszer kialakítása
  2. egységes, szabályozott, jogosultságtól függő, irattárolási és továbbítási rendszer kialakítása
  3. egységes, szabályozott, jogosultságtól függő, digitális dokumentum tárolási és továbbítási rendszer kialakítása
  4. egységes, szabályozott, átlátható levelező rendszer kialakítása

Hogyan lehet ezt létrehozni?

  • feladatkiadás, kezelés folyamatának szabályozása, megfelelő feladat nyilvántartó módszer kialakítása, szoftver kiválasztása, beüzemelése, betanítása
  • irattárolási és iratáramlási rendszer cégre szabása, eszközök beüzemelése, folyamatok meghatározása, szabályozás, bevezetés, betanítás
  • digitális dokumentum tárolási és továbbítási rendszer cégre szabása, szoftver kiválasztása, beüzemelése, folyamatok meghatározása, szabályozás, bevezetés, betanítás
  • levelező rendszer használatának szabályozása, dokumentálása, átalakítása, betanítása

Ez valószínűleg túl sok feladat lenne egyszerre, ezért fontos lenne tudni milyen sorrendben célszerű ezeket elvégezni.

Az első praktikus lépés

Ahhoz, hogy egy vállalkozás folyamatait rendbe lehessen tenni, vagyis fussanak végig és megfelelő legyen az eredményük, át kellene látni a folyamatokat.
Milyen folyamatok vannak, milyen lépésekből állnak, hogyan működnek most, hogyan kellene működniük, milyen módosítást kellene végezni ehhez.
Ebben segít a Működési folyamatok szabályozása című oktatócsomag.

Nézze meg a részletes leírást, hogy könnyebben tudja fejleszteni a folyamatokat a jobb eredmények eléréséhez.